PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

OBOWIĄZKEK INFORMACYJNY
DOTYCZĄCY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ FIRMĘ
STAL-SERVICE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
 
Zgodnie z wymogiem Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej : „RODO”) firma STAL-SERVICE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej : „STAL-SERVICE Sp. z o.o.” lub „Spółka”) jako Administrator danych osobowych informuje o sposobie przetwarzania Państwa danych osobowych .
 
I. Administrator danych osobowych
STAL-SERVICE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą w Warszawie, ul. Hołubcowa 123, 02-854 Warszawa, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Miasta Stołecznego Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000177163, REGON 012855590 , NIP 525-19-72-252 .
1. Informacje o Administratorze danych osobowych
Przedmiotem głównej działalności STAL-SERVICE Sp. z o.o. jest prowadzenie działalności :
  • handlowej ,
  • produkcyjnej w zakresie i układania prętów żelaznych i stalowych ,
  • usługowej w zakresie usług zbrojarskich ,
  • promocyjnej i reklamowej .
2. Dane kontaktowe
W sprawach związanych z ochroną Państwa danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem :
STAL-SERVICE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Hołubcowa 123 , 02-854 Warszawa
lub
STAL-SERVICE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Zakład Produkcyjny
05-126 Nieporęt, Stanisławów Pierwszy, ul. Strużańska 30
lub
na adres e-mail : rodo@stalservice.com.pl
 
II. Jak przetwarzamy Państwa dane osobowe ?
Zgodnie z wymogiem nałożonym na Administratora w art. 5 RODO, firma STAL-SERVICE Sp. z o.o. dokłada szczególnej staranności aby przetwarzane przez Spółkę dane osobowe były :
  • przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,
  • zbierane tylko w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
  • adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (tzw. „minimalizacja” danych) ,
  • prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,
  • przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane,
  • przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
 
III. Jakie dane osobowe przetwarzamy , w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej ?
Spółka przetwarza dane osobowe w związku z :
  • zawarciem i realizacją umowy ( w tym również zamówienia lub zlecenia) ,
  • prowadzeniem/funkcjonowaniem przedsiębiorstwa , 
  • nawiązywaniem i utrzymywaniem relacji z partnerami biznesowymi ,
  • rekrutacją .
 
1. Zawarcie i realizacja umowy związanej ze statutową działalnością Spółki
a. Dane osobowe obejmują :
  • dane osób będących sygnatariuszami umowy lub umocowanych tą umową do dokonywania określonych czynności w imieniu strony umowy . 
Należy w tym miejscu podkreślić, że zakres przekazywanych przez Państwa danych osobowych powinien być adekwatny do osiągnięcia celu, tzn. musi umożliwić zawarcie i prawidłową realizację umowy .
b. Cel gromadzenia danych osobowych:
  • zawarcie i wykonywanie umowy kupna-sprzedaży towarów i usług lub innej umowy gospodarczej ,
  • rozliczanie umowy i danin publicznoprawnych ,
  • przechowywanie danych na potrzeby ewentualnych postępowań realizowanych przez uprawnione organy publiczne ,
  • wymiana niezbędnych informacji w związku z realizacją umowy (korespondencja) , 
  • ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń , 
  • rozpatrywanie reklamacji ,
  • archiwizowanie dokumentacji (tj. umów i dokumentów z nimi powiązanych) .
c. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych oraz prawnie uzasadniony cel
  • prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, którym jest w szczególności :
    • ustalenie, ochrona i dochodzenie roszczeń ,
    • tworzenie i prowadzenie wewnętrznych zestawień , statystyk , analiz dotyczących obrotu i sprzedaży ,
    • weryfikacja wiarygodności płatniczej kontrahenta ,
    • zabezpieczenie transakcji ,
    • kontakt ze stroną umowy , w tym prowadzenia korespondencji ,
    • archiwizacja dokumentacji ,
  • wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze , którym jest w szczególności :
    • dokumentowanie dokonywanych transakcji i ich rozliczeń ,
    • rozliczanie danin publicznoprawnych w związku ze zrealizowanymi transakcjami ,
    • dokumentowanie reklamacji .
 
2. Prowadzenie/funkcjonowanie przedsiębiorstwa
a. Dane osobowe obejmują :
  • dane osób będących właścicielami, udziałowcami, pracownikami lub współpracownikami podmiotów, z którymi Spółka współpracuje na stałe lub okazjonalnie w ramach obsługi Spółki , szczególnie w zakresie :
    • dostawy mediów ,
    • odbioru odpadów ,
    • obsługi finansowej, prawnej, księgowej, kadrowej, informatycznej, bhp , itp.
    • usług audytorskich, doradczych, ochroniarskich, podwykonawczych, itp. .
  • dane pochodzące z zapisu monitoringu wizyjnego ,
  • dane gości/interesantów odwiedzających Spółkę lub kontaktujących się z jej przedstawicielami osobiście, telefonicznie, listownie, drogą elektroniczną .
b. Cel gromadzenia danych osobowych:
  • zawarcie i wykonywanie umowy gospodarczej ,
  • rozliczanie umowy,
  • rozliczanie danin publicznoprawnych ,
  • przechowywanie danych na potrzeby ewentualnych postępowań realizowanych przez uprawnione organy publiczne ,
  • wymiana niezbędnych informacji w związku z realizacją umowy (korespondencja) , 
  • ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń , 
  • składanie i rozpatrywanie reklamacji ,
  • archiwizowanie dokumentacji .
c. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych oraz prawnie uzasadniony cel
  • prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, którym jest w szczególności :
    • ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń ,
    • tworzenie i prowadzenie wewnętrznych analiz, zestawień i statystyk dotyczących codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa ,
    • kontakt ze stroną , w tym również prowadzenia korespondencji,
    • zapobieganie i wykrywanie błędów, nadużyć, wykroczeń, przestępstw ,
    • zapewnienie bezpieczeństwa ludzi i mienia,
    • realizacja wewnętrznych polityk Spółki między innymi w zakresie realizacji celów gospodarczych, jakościowych, wizerunkowych, poprawiających jakość, komfort i bezpieczeństwo pracy, et cetera ,
  • wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze , którym jest w szczególności :
    • zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy , ochrony p.poż. , ochrony środowiska ,
    • utrzymanie we właściwym stanie technicznym obiektów budowlanych, maszyn i urządzeń ,
    • dokumentowanie dokonywanych transakcji i ich rozliczeń ,
    • dokumentowanie czynności związanych z prawnymi obowiązkami Spółki a związanymi z funkcjonowaniem Spółki jako przedsiębiorstwa ,
    • rozliczanie danin publicznoprawnych ,
    • składanie , rozpatrywania i dokumentowanie reklamacji .
 
3. Nawiązywanie i utrzymywanie relacji biznesowych
a. Dane osobowe obejmują :
  • dane pracowników partnerów biznesowych Spółki , szczególnie w zakresie ich danych : identyfikacyjnych, teleadresowych, pełnionej funkcji i uprawnień .
b. Cel gromadzenia danych osobowych:
  • nawiązanie i/lub utrzymanie współpracy z partnerem biznesowym ,
  • udzielenie odpowiedzi na skierowane zapytania lub wnioski ,
  • prowadzenie korespondencji i wymiana informacji oraz doświadczeń z partnerem biznesowym , 
  • marketing .
c. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych oraz prawnie uzasadniony cel
  • prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, którym jest w szczególności :
    • marketing produktów i usług Administratora lub strony trzeciej,
    • kontakt ze stroną , w tym prowadzenia korespondencji.
 
4. Rekrutacja
a. Dane osobowe obejmują :
  • dane udostępnione przez osobę rekrutowaną , a w szczególności : mię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe i adresowe, dane o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, posiadane umiejętności i uprawnienia zawodowe, inne informacje istotne w procesie rekrutacji, które zostały udostępnione przez osobę rekrutowaną .
b. Cel przetwarzania danych osobowych:
  • przeprowadzenie procesu rekrutacji pracownika na określone stanowisko pracy .
c. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych oraz prawnie uzasadniony cel
  • zgoda osoby, której dane dotyczą ,
  • przepisy obowiązującego prawa .
 
IV. Skąd pozyskujemy dane osobowe ?
Dane osobowe, które nasza Spółka przetwarza pochodzą następujących źródeł:
  • przekazane są bezpośrednio przez osoby , których dotyczą , 
  • dokumentów dostawy, umów, pełnomocnictw, upoważnień, zamówień, zapytań ofertowych ,
  • faktur i rachunków ,
  • korespondencji w formie tradycyjnej i e-mailowej ,
  • od innych Administratorów, z którymi Spółka współpracuje ,
  • powszechnie dostępnych źródeł (np. strona internetowa, dokumenty rejestrowe itp. ) .
 
V. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe ?
Co do zasady podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w pewnych sytuacjach może stanowić warunek uniemożliwiający zawarcie i/lub prawidłowe wykonanie umowy, a także dokonywanie innych czynności (np. prawnych, administracyjnych, prowadzenia relacji biznesowych, realizacji żądania , itp. ) , których stroną pozostaje osoba, której dane dotyczą.
 
VI. Odbiorcy danych osobowych
W ramach prowadzonej przez STAL-SERVICE Sp. z o.o. statutowej działalności gospodarczej Państwa dane osobowe będą lub mogą być przekazywane :
1. Podmiotom przetwarzającym dane osobowe w imieniu Spółki, a w szczególności świadczącym usługi : księgowe, kadrowe, informatyczne, prawne, konsultacyjno-doradcze , audytowe, ochrony, podwykonawcze, itp..
2. Innym Administratorom uczestniczącym w realizacji transakcji lub danego procesu, a także wspierającym Spółkę w jej działalności gospodarczej , którymi mogą być w szczególności:
  • banki ,
  • ubezpieczyciele ,
  • spedytorzy i firmy transportowe , 
  • operatorzy pocztowi i kurierzy ,
  • organy administracji publicznej ,
  • inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, celem realizacji ciążących na Spółce obowiązków (np. Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych itp.) ,
  • sądy i komornicy ,
  • inne strony uczestniczące transakcji , 
  • inne podmioty współpracujące ze Spółką w zakresie, w jakim staną się administratorem danych.
Należy w tym miejscu zastrzec, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa krajowego i mogą zostać przekazywane wyłącznie osobom i podmiotom do tego uprawnionym na podstawie zawartej umowy lub obowiązujących przepisów prawa .
3. Upoważnionym przez Administratora osobom , które będą przetwarzały Państwa dane osobowe :
  • na podstawie udzielonego przez Spółkę upoważnienia ,
  • zgodnie z obowiązującymi w Spółce procedurami dotyczącymi zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, w określonym celu i zakresie .
 
VII. Czy Państwa dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej?
NIE - Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej.
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
 
VIII. Jak długo dane osobowe będą przetwarzane?
Na Spółce jako Administratorze ciąży obowiązek przechowywania pewnych dokumentów zawierających Państwa dane osobowe przez okresy wskazane przepisami obowiązującego prawa lub gdy będzie to konieczne do prawidłowego funkcjonowania Spółki lub zabezpieczenia jej prawnie uzasadnionych interesów .
W związku z powyższym dane osobowe przechowujemy przez okresy :
1. Dane zawarte w umowach, pełnomocnictwach , zamówieniach, zleceniach - do czasu przedawnienia roszczeń.
2. Dane zawarte w księgach i dokumentacji dokonanych transakcji - do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że przepisy prawa podatkowego stanowią inaczej.
3. Dane zawarte w dokumentach dotyczących rękojmi i reklamacji - przez 1 rok po terminie upływu rękojmi lub udzielonej gwarancji lub rozliczeniu reklamacji.
4. Dane zawarte w innych dokumentach lub na nośnikach związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa ( w szczególności w dokumentach : dostawy/odbioru , upoważnień do odbioru towarów, korespondencji, zapytań ofertowych, składanych ofert , wewnętrznych statystykach , analizach , zestawieniach et cetera) - przez czas niezbędny do osiągnięcia celu przetwarzania.
5. Dane związane z nawiązywaniem i utrzymywaniem relacji z partnerami biznesowymi - przez czas niezbędny aby osiągnąć cel przetwarzania.
6. Dane dla celów marketingowych – do czasu wycofania zgody (w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody) oraz do czasu wniesienia sprzeciwu (przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu Administratora) .
 
IX. Czy w związku z przetwarzaniem danych osobowych ma lub będzie miało miejsce zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie?
W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych nie będzie mało miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji lub profilowanie .
Oznacza to, że w wyniku procesu przetwarzania danych osobowych przez Spółkę nie mogą wobec Państwa zapaść jakiekolwiek decyzje, które miałyby powodować dla Państwa tzw. inne skutki prawne lub w inny sposób wpływać na naruszenie Państwa praw i wolności .
 
X. Czy Administrator planuje dalej przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane zostały zebrane ?
NIE - Administrator nie planuje dalej przetwarzać Państwa danych osobowych w celu innym niż cel, w którym te dane zostały zebrane.
 
XI. Jakie prawa ma osoba, której dane osobowe są przetwarzane?
1. Jeżeli dane są przetwarzane przez Spółkę na postawie udzielonej zgody, osoba, której dane dotyczą może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3 RODO).
Zgodność z prawem czynności przetwarzania przeprowadzanych do czasu wycofania zgody pozostaje nienaruszona.
2. Zgodnie z ROZDZIAŁEM III RODO osobie, której dane dotyczą przysługują także następujące prawa:
  • przejrzystego informowania i przejrzystej komunikacji oraz trybu wykonywania praw przez osobę której dane dotyczą (art. 12 RODO) ,
  • informacji - w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO) ,
  • informacji - w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą (art. 14 RODO) ,
  • dostępu do danych (art. 15 RODO) ,
  • sprostowania danych (art. 16 RODO) ,
  • usunięcia danych tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO) ,
  • ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) , 
  • powiadomienia o sprostowaniu lub usunięciu danych osobowych lub o ograniczeniu ich przetwarzania (art. 19 RODO) ,
  • przenoszenia danych (art. 20 RODO) ,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) ,
  • sprzeciwu w przypadku zautomatyzowanego podejmowania decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania (art. 22 RODO) ,
3. Osoba, której dane dotyczą zgodnie z prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w sytuacji gdy przetwarzanie jej danych przez Spółkę narusza przepisy RODO .
 
Możliwość realizacji każdego z wyżej wymienionych praw przez osobę, której dane dotyczą wynika z obowiązujących przepisów prawa i zależy od podstawy prawnej przetwarzania danych , a także celu i zakresu ich przetwarzania.